Gestire una struttura ricettiva non è certamente facile: che si tratti di un piccolo bed&breakfast, di un albergo sul mare o di un grande hotel in centro con numerosissime camere, la necessità è sempre la stessa: organizzazione e gestione dei clienti. Se una volta questi compiti erano onerosi, complessi e manuali, ad oggi è finalmente possibile delegare buona parte di queste attività ad un software che gestisce le prenotazioni dei clienti in modo diretto. Stiamo parlando del Booking Engine, uno strumento che consente di interfacciare il cliente in modo diretto con la struttura, consentendo vantaggi per entrambi. Esistono numerosi software gestionali per strutture alberghiere, alcuni più validi e professionali di altri: tra i tanti citiamo il software hotelcinquestelle, un gestionale per hotel facile ma completo. Scopriamo, quindi, cosa sono il Channel manager ed il Booking Engine, che caratteristiche hanno e come funzionano.
Booking Engine e Channel Manager
Come accennato poco sopra, un Booking Engine non è altro che un prodotto informatico che consente la veloce prenotazione di una camera d’albergo da parte di un potenziale cliente. Questo servizio viene svolto in modo diretto sul sito della struttura alberghiera: il cliente è avvantaggiato dal poter osservare in tempo reale la disponibilità delle stanze, i differenti costi nonché la possibilità di terminare il pagamento comunicando i dati della carta di pagamento. Questo rapido e semplice procedimento consente all’hotel di ovviare il passaggio per cui sono rese necessarie le OTA, ovvero avviene un contatto diretto con il cliente.
Cos’è, quindi, il channel manager? Si tratta anch’esso di un software che, a differenza del primo, consente di unire ad un unico prodotto di gestione tutti i portali OTA esistenti e che sono sfruttati dall’azienda alberghiera. Grazie al channel manager, si avrà un software che sarà in grado di gestire con stabilità e serietà tutte le differenti prenotazioni, permettendo così di segnalare in modo del tutto automatico le stanze che sono occupate già da altri clienti. Il tutto, senza che un addetto debba farlo manualmente, rischiando anche di commettere qualche errore. In aggiunta, grazie al collegamento delle molteplici OTA, è possibile scegliere se avviare una gestione delle tariffe in modo eguale per ognuna di essa, oppure se instaurare una personalizzazione.
Quale Booking Engine scegliere
La scelta di un Booking Engine non è sempre semplice, poiché i prodotti disponibili sono molti ma non tutti sono all’altezza delle aspettative o della serietà richiesta ad un software di quella natura. La prima caratteristica da ricercare in un Booking Engine è la sicurezza e la stabilità del prodotto: questo software gestionale, infatti, ha a che fare con dati sensibili degli utenti e con numerose questioni di privacy, tema sempre più scottante e oggetto di norme in tutto il mondo. Per questo motivo, scegliere prodotti con archivi cloud criptati e con soluzioni sicure è certamente la scelta migliore.
In secondo luogo, a seconda del budget di cui l’azienda alberghiera dispone, è sempre meglio optare per un prodotto che richieda una quota annuale o mensile fissa, a discapito dei Booking Engine che, invece, pretendono una percentuale sul totale delle prenotazioni. Infatti, questo metodo a lungo andare è sicuramente svantaggioso dal punto di vista economico.
Un Booking Engine deve essere anche veloce, scattante, stabile ed intuitivo: è essenziale convertire il maggior numero di visite nel sito web in futuri clienti e, per fare ciò, è importante che il prodotto non sia complicato da usare (anche per utenti anziani) né dispersivo.
Altrettanto importante è l’integrazione con social network noti, come Instagram e Facebook, sempre più utilizzati dalle persone per la ricerca di strutture ricettive e per la prenotazione di camere d’albergo.
