Firmare digitalmente un documento

Una volta esisteva il calamaio, poi furono inventate la penna stilografica, la biro, e quando di firmava un documento bisognava sempre firmare di proprio pugno.
Negli ultimi anni la digitalizzazione di molti processi ci permette di firmare anche senza la classica penna e si è arrivati anche, finalmente, a poter firmare un documento a distanza grazie alla firma digitale.

In questo articolo parleremo di come firmare digitalmente un documento, attraverso i vari tipi di firma digitale, ma prima di entrare direttamente nell’argomento vediamo di capire meglio cosa sono le firme elettroniche.

Firma digitale e firme elettroniche

La firma digitale ci consente di sottoscrivere un qualsiasi documento informatico con lo stesso valore legare di una firma tradizionale, come se fosse una vera firma autografa.
Essa garantisce la titolarità e l’autenticità della firma.
Questo tipo di firma è regolata dalla normativa del CAD, il Codice dell’Amministrazione Digitale, sulla bade dell’eIDAS, il regolamento europeo dell’identità digitale.

La firma digitale è uno dei tipi di firma elettronica, e le firme elettroniche possono essere:

  • Semplici
  • Avanzate
  • Qualificate

La firma elettronica semplice (FES) è un tipo di firma senza determinate caratteristiche tecniche, anche un documento con firma autografa e poi scansionato può essere considerato un documento con FES.
Ha quindi lo stesso valore legare di una firma autografa, quella con carta e penna, quindi sempre valutabile a seconda dei casi.

Per essere invece sicuri di dare un valore legale certo ad un documento si può usare la FEA, firma elettronica avanzata, che soddisfa dei requisiti per identificare il firmatario.

La FEA è infatti connessa al firmatario in modo univoco e ne consente l’identificazione, in quanto essa è creata con mezzi informatici sotto il controllo esclusivo di chi firma e che ne consentono quindi l’identificazione.

La firma elettronica avanzata può diventare poi qualificata (FEQ) basandosi su un certificato informatico rilasciato da un ente certificatore accreditato AgID.

Quando poi vi capita di firmare su un tablet, allora si parla ancora di firma elettronica avanzata, ma in particolar modo entriamo nel mondo della firma grafometrica.
Per approfondire l’argomento vi invito a leggere questo approfondimento sulla firma grafometrica.

Come si firma un documento digitale

Per poter firmare digitalmente un documento per spedirlo poi online ed essere sicuri della sua legalità, è opportuno considerare alcuni punti importanti.
La validità della firma dipende infatti dal tipo di contratto e quindi dalle norme.
Se si tratta ad esempio di un normale rinnovo di collaborazione tra due aziende, allora la FES è una firma sufficiente, mentre se per legge è prevista la firma per validare un documento, allora è meglio usare la firma elettronica avanzata e/o qualificata.

Per fare una firma digitale su un documento si usa solitamente un apposito software ed un dispositivo hardware dedicato, sia esso smart card, token o penna usb.
Per porre la firma si seleziona il documento, il certificato (firma qualificata) e attraverso il dispositivo si ottiene il pin univoco per poter firmare.
Sul software a quel punto appare la dicitura cliccabile “firma”, per poter apporre il sigillo finale.

Se si vuole invece apporre una normale firma, detta “firma debole”, allora si ricorre alla FES, ad esempio stampando e firmando a mano e poi ridigitalizzare il documento tramite scansione. In Alternativa si può anche usare un software con tavoletta grafica per apporre direttamente la firma sul documento direttamente a video.

A questo punto, per inviare il documento firmato digitalmente dovete essere certi del suo arrivo a destinazione, e solo l’invio tramite una casella PEC può darvi questa certezza.

Documenti firmati digitalmente, un esempio d’uso.

Uno dei comparti che più hanno beneficiato delle firme digitali è sicuramente il mondo della gestione delle risorse umane.

Oggi viviamo nel periodo del lavoro interinale, dei contratti a termine, delle agenzie per il lavoro, pensiamo quindi a quanto più semplice possa essere la gestione di una mole di documenti da firmare e controfirmare grazie alle firme digitali.

Contratti, registro presenze, moduli e certificazioni varie, dietro alla gestione delle risorse umane (human resource) vi sono una marea di documenti che prima obbligavano gli utenti a dover forzatamente recarsi in filiale per porre la firma autografa.

Oggi si può evitare non solo questo, ma anche di stampare e dover archiviare a mano tali documenti, per cui la firma digitale è diventata importante anche per la conservazione digitale dei documenti, aspetto assolutamente da non sottovalutare.