L’idea di non poter controllare i propri lavoratori perché non presenti in ufficio può essere uno scenario difficile da accettare per molti imprenditori.
Tuttavia, a causa del Covid-19, giocoforza, numerose imprese hanno dovuto implementare la possibilità per i propri dipendenti di lavorare da remoto, scoprendo che, tale modalità di lavoro porta vantaggi duali sia per l’impresa sia per i dipendenti.
Lo smart working, pertanto, continuerà anche dopo che l’emergenza sanitaria ed economica sarà alle spalle.
Come confermato in un articolo de “il sole 24 ore”: i due terzi delle aziende lavorerà in smart working anche dopo l’emergenza.
Le modalità di lavoro da remoto sono e saranno la quotidianità per milioni di lavoratori ed è l’Ansa a dare risalto ad uno studio del Politecnico di Milano, il quale espone una chiara fotografia della situazione attuale.
Naturalmente non tutte le professioni si possono fare agevolmente dalla propria abitazione, per cui l’impresa non può assegnare in smart working tutti i compiti.
In alcuni casi i dipendenti possono essere presenti a tempo pieno in azienda, in altri casi invece potranno fare soluzioni miste dividendosi tra ufficio e casa, ci sono poi professioni che si possono fare da casa in via esclusiva.
Il lavoro agile è sempre più una soluzione alla quale datori di lavoro e dipendenti dovranno abituarsi a considerare come una condizione di lavoro normale e non più dettata dall’emergenza.
Al fine di: raggiungere gli obiettivi, mantenere un alto livello di performance, garantire un perfetto equilibrio tra la vita lavorativa e la vita privativa, un aspetto di fondamentale importanza è la comunicazione d’impresa interna.
La comunicazione, dunque, unita ad un’organizzazione puntuale dei compiti e delle attività, sono le chiavi che permettono allo smart working di essere efficacemente adottato.
Come un’impresa può organizzare il lavoro
#1 Utilizzare software specifici
Strumenti e software specifici per l’organizzazione del lavoro da remoto sono indispensabili per ogni azienda in smart work.
I numerosi applicativi: Trello, Asana, Basecamp, giusto per citarne alcuni, presenti in commercio sono accumunati da alcune caratteristiche che rendono più semplice la gestione e l’organizzazione del lavoro, ad esempio:
- Condividere i progetti;
- Assegnare compiti specifici;
- Monitorare lo svolgimento delle attività;
- Stabilire delle scadenze.
Alle suddette caratteristiche, molti applicativi consentono, altresì, di:
- Creare gruppi di lavoro;
- Avviare conferenze da remoto;
- Tenere traccia dei livelli di attività dei dipendenti.
#2 Stabilire un flusso di lavoro
I flussi di lavoro devono essere gestiti in maniera differente rispetto a quando si ha la possibilità di interagire dal vivo con i dipendenti.
È importante stabilire obiettivi chiari e specifici evitando di focalizzarsi troppo sui dettagli.
In altre parole, si può pensare di dividere il lavoro in cicli definiti monitorando i risultati solo al completamento di ogni ciclo.
Il suddetto aspetto permette di non inviare continue notifiche ai dipendenti lasciandoli concentrare sul lavoro ed eventualmente correggendo alcuni aspetti solo alla conclusione di una specifica mansione.
Gli inglesi chiamano tali cicli di lavoro con il termine Scrum, una modalità di lavoro che si caratterizza per:
- Cicli di lavoro brevi con obiettivi specifici;
- Fiducia nelle capacità del team di prendere decisioni;
- Capacità del team di auto monitorare la qualità del proprio lavoro.
#3 Stabilire una gerarchia
Organizzare lo smart work dei dipendenti richiede di stabilire una gerarchia più definita rispetto alle gerarchie che possono crearsi quando tutti i dipendenti sono presenti in un medesimo ufficio.
Gerarchie definite permettono ad ogni dipendente di sapere esattamente a quale figura potersi rivolgere in caso di dubbi o problemi, evitando che per ogni piccola questione si rivolgano direttamente al datore di lavoro.
#4 Mantenere l’aspetto umano
È altresì importante far sentire parte dell’azienda i lavoratori in smart work. Il fatto che questi lavorino da casa non significa che debbano essere tagliati fuori da ogni dinamica aziendale.
È in un tale contesto che i social network possono essere utilizzati in maniera efficace, stabilendo cioè canali di comunicazione non esclusivamente finalizzati ad uno scambio di informazioni di natura lavorativa.
Ogni tanto, condividere un video o un post divertente può aiutare a tenere alto il morale dei dipendenti da remoto.
#5 Stabilire un sistema di ricompensa
Infine, stabilire un sistema di ricompensa volto a far notare al dipendente che il proprio lavoro è apprezzato dal manager o dal datore, assume un aspetto ancor più rilevante quando i lavoratori sono impegnati da remoto.
Quando un lavoratore o un team di lavoro ottiene un ottimo risultato è buona abitudine farlo notare, talvolta anche con una nota di congratulazioni.
Stabilire un sistema di ricompensa, vuol dire, quindi, anche semplicemente fornire dei feedback positivi che possano far rendere conto al lavoratore di essere, pur lavorando lontano dalle sedi aziendali, una risorsa importante per l’azienda.
